公司文件管理制度

公司文件管理制度15篇

在现在社会，制度使用的情况越来越多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。到底应如何拟定制度呢？以下是小编精心整理的公司文件管理制度，欢迎大家分享。

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的`书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

一、总则

1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的.往来函件按《档案管理制度》执行。

3、公司文件由办公室统一管理和存档。

一、文件的分类

1、外收文：公司从外部接收的政府文件。

2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。

3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

三、内行文的管理

1、内行文的范围：

凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

2、内行文的编号

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的'收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

*****发展有限公司

目录

总则...........................................................3

员工招募.........................................................4

培训制度......................................................6

考勤管理办法...................................................8

休假管理办法...................................................9

福利制度........................................................11

生育保险津贴制度...................................................13

困难补助金管理办法.................................................15

离职管理办法..................................................17

工作服与工作证管理规定.............................................19

用车管理制度..................................................20

卫生管理制度........... ……此处隐藏15679个字……文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2、适用范围：

本制度适用于公司所有文件的管理。

3、定义：

公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4、文件处理程序：

公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的'明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

6、文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号

6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号

6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号

6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号

6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号

6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7、收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8、发文：

8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

9、附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

9.3本制度自下发之日起生效。

9.4附相关支持性文件。

9.4.1文件页面格式

9.4.2文件阅办单

9.4.3公文拟稿纸

9.4.4标题格式